FAB · Phân hệ Mua sắm

Quản lý Mua sắm thông minh — không giấy tờ, không nhập liệu thủ công

Quy trình khép kín từ ngân sách → yêu cầu → hỏi giá → xét chọn → hợp đồng/PO → nghiệm thu → hóa đơn → thanh toán → đánh giá nhà cung cấp, với trợ lý AI đồng hành ở mọi bước. Con người chỉ tập trung vào việc xem xét và phê duyệt.

Ký điện tử mọi cấp duyệtAI đọc chứng từ & điền formTự lấy hóa đơn điện tửSoạn thảo hợp đồng online100% Paperless

Vấn đề

Vì sao doanh nghiệp cần thay đổi cách mua sắm

Quy trình mua sắm dựa trên giấy tờ, email và Excel tạo ra những điểm nghẽn quen thuộc:

Chờ ký, chờ duyệtHồ sơ giấy chạy qua nhiều bàn — lãnh đạo đi công tác là cả chuỗi đứng lại.

Không kiểm soát ngân sách tại thời điểm chiChỉ biết vượt ngân sách khi kế toán tổng hợp cuối kỳ.

So sánh giá thủ côngBáo giá rải rác trong email, khó chứng minh đã chọn nhà cung cấp tốt nhất.

Nhập liệu trùng lặpMột nghiệp vụ nhập tay 3–4 lần: yêu cầu, đơn hàng, hóa đơn, thanh toán.

Hồ sơ thanh toán thiếu chứng từKế toán mất nhiều giờ truy ngược PO, biên bản nghiệm thu, hóa đơn.

Rủi ro sai sót & gian lậnTheo Deloitte, 25% doanh nghiệp từng gặp sai sót hoặc gian lận trong quy trình mua sắm.

5–10%

McKinsey

tiết kiệm chi phí mua hàng hằng năm khi áp dụng hệ thống quản lý mua sắm

10–15%

PwC

mức tiết kiệm chi phí mỗi năm của doanh nghiệp có hệ thống mua sắm

90%

Deloitte

mức độ tuân thủ quy trình khi tự động hóa mua sắm

−30%

IBM

thời gian xử lý và hoàn tất đơn hàng

Quy trình

Chu trình mua sắm khép kín

Ngân sách mua sắmHạn mức kiểm soát xuyên suốt mọi bước phía sau

Yêu cầu mua sắm (PR) → Tổng hợp nhu cầuCác bộ phận lập yêu cầu, gom đơn thành kế hoạch mua chung

Hỏi giá / Mời chào giá (RFQ)Gửi tự động tới danh sách nhà cung cấp được chọn

So sánh giá & Xét chọn nhà cung cấpBảng so sánh tự dựng, chấm điểm theo tiêu chí, AI đề xuất

Hợp đồng / Đơn đặt hàng (PO)Soạn thảo online, ký điện tử nội bộ và với nhà cung cấp

Theo dõi giao hàng — Nghiệm thu từng đợtBiên bản điện tử, ký ngay trên mobile tại hiện trường

Hóa đơn mua vàoTự động lấy từ cổng Thuế, auto-match với PO / nghiệm thu

Đề nghị thanh toán → Thanh toán → Công nợKèm đầy đủ chuỗi chứng từ; AI đối chiếu sao kê ngân hàng

Đánh giá nhà cung cấp / nhà thầuĐiểm tổng hợp từ dữ liệu vận hành thật, quay lại vòng xét chọn sau

Mỗi bước gắn với luồng phê duyệt nhiều cấp (lập → kiểm tra → duyệt), ký điện tử hợp lệ pháp lý; hồ sơ đính kèm được kế thừa từ bước trước sang bước sau — người duyệt luôn có đủ thông tin, không phải hỏi lại.

Chức năng

Chi tiết theo từng bước

3.1

Ngân sách mua sắm · Budget Management

Cây ngân sách nhiều cấp theo phòng ban / dự án / hạng mục, hoạch định tới 3 năm, chi tiết từng tháng.
Kiểm soát tại thời điểm chi: mỗi PR, mỗi PO trừ vào hạn mức còn lại — cảnh báo hoặc chặn khi vượt, tùy chính sách.
Theo dõi thời gian thực: được duyệt — đã cam kết (PR/PO) — đã thực chi.
Điều chỉnh, bổ sung ngân sách giữa kỳ có luồng phê duyệt và lưu vết.

Đề xuất ngân sách kỳ mới từ dữ liệu chi tiêu lịch sử; cảnh báo sớm khoản mục có xu hướng vượt.

3.2

Yêu cầu mua sắm · Purchase Requisition

Lập yêu cầu trực tuyến: mặt hàng, số lượng, ngân sách dự kiến, lý do, tài liệu đính kèm.
Tổng hợp nhu cầu nhiều bộ phận thành kế hoạch mua sắm chung — gom đơn để đàm phán giá tốt hơn.
Hiển thị ngân sách khả dụng ngay trên form khi lập yêu cầu.

Chỉ cần mô tả nhu cầu bằng lời hoặc upload file (email đề nghị, bảng kê Excel, ảnh chụp) — AI tự đọc và điền sẵn toàn bộ phiếu yêu cầu, người lập chỉ kiểm tra và gửi duyệt.

3.3

Quản lý nhà cung cấp · Vendor Management

Hồ sơ đầy đủ: MST, pháp lý, người liên hệ, tài khoản ngân hàng, năng lực, chứng chỉ.
Phân loại theo nhóm hàng, khu vực, mức độ chiến lược; danh sách NCC được duyệt.
Lịch sử giao dịch toàn hệ thống: đơn hàng, chất lượng, tiến độ, công nợ.

Trích xuất hồ sơ năng lực NCC (PDF/scan) để tạo hồ sơ; cảnh báo NCC trùng lặp, có dấu hiệu rủi ro.

3.4

Hỏi giá / Mời chào giá · RFQ

Tạo RFQ từ yêu cầu mua sắm hoặc từng gói thầu; chọn danh sách NCC được mời.
Gửi qua email tự động kèm biểu mẫu; theo dõi trạng thái phản hồi từng NCC.
Nhiều vòng chào giá, ghi nhận thời hạn hiệu lực báo giá.

NCC gửi báo giá PDF/Excel/ảnh qua email — AI tự đọc và nhập vào hệ thống, chuẩn hóa cùng đơn vị tính để so sánh được ngay.

3.5

So sánh giá & Xét chọn · Price Comparison

Bảng so sánh tự dựng từ báo giá đã nhập: đơn giá, thuế, thời gian giao, điều khoản thanh toán, bảo hành.
Chấm điểm NCC theo bộ tiêu chí cấu hình được — minh bạch căn cứ xét chọn.
Kết quả xét chọn qua luồng phê duyệt, lưu đầy đủ căn cứ cho kiểm toán nội bộ.

Đề xuất phương án chọn kèm giải thích — rẻ nhất chưa chắc tốt nhất, cân nhắc cả lịch sử giao hàng và điều khoản; phát hiện báo giá bất thường so với mặt bằng giá lịch sử.

3.6

Hợp đồng & Đơn đặt hàng · Contract / PO

Tạo PO trực tiếp từ kết quả xét chọn — kế thừa toàn bộ thông tin, không nhập lại.
Điều khoản thanh toán theo đợt (milestone), bảo hành, giữ lại bảo hành, tiến độ giao.
Soạn thảo hợp đồng trực tuyến: thư viện mẫu, đối chiếu phiên bản, bình luận và chỉnh sửa cộng tác — không gửi file Word qua lại.
Ký điện tử bằng chữ ký số: ký nội bộ theo cấp duyệt và ký với NCC; NCC xác nhận PO trực tuyến.

Soạn dự thảo hợp đồng từ mẫu + thông tin thương vụ; rà soát điều khoản bất lợi, điểm khác biệt so với mẫu chuẩn của công ty.

3.7

Giao hàng & Nghiệm thu · Receiving / Acceptance

Nhận hàng / nghiệm thu từng đợt đối chiếu khối lượng PO; theo dõi đã giao — còn lại.
Biên bản nghiệm thu điện tử kèm hồ sơ (ảnh hiện trường, phiếu cân, CO/CQ…), ký điện tử tại chỗ trên mobile.
Dịch vụ / xây lắp: nghiệm thu theo khối lượng hoàn thành từng giai đoạn, gắn với đợt thanh toán của hợp đồng.

Đọc phiếu giao hàng / phiếu cân của NCC để đối chiếu nhanh với PO — cảnh báo lệch số lượng, giao thiếu, giao trễ.

3.8

Hóa đơn mua vào · AP Invoice — tự động hoàn toàn

Kết nối trực tiếp cổng Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo từng công ty — hóa đơn đầu vào tự về hệ thống, không chờ NCC gửi, không nhập tay.
Tự động đối chiếu (auto-match) với PO / đợt thanh toán / biên bản nghiệm thu theo nhiều mức tin cậy — khớp hoàn toàn chỉ cần một cú nhấn xác nhận; lệch thì chỉ rõ lệch ở đâu.
Hóa đơn không gắn PO được AI gợi ý gán vào dự án / hạng mục chi phí phù hợp.
Quản lý hạn thanh toán, điều khoản giữ bảo hành, số tiền giữ lại.

3.9

Thanh toán & Công nợ NCC · AP Payment

Đề nghị thanh toán lập từ hóa đơn đã match — kèm đầy đủ chuỗi chứng từ PR → PO → nghiệm thu → hóa đơn.
Tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán theo đợt; kế hoạch dòng tiền phải trả theo hạn.
Công nợ NCC thời gian thực: đã thanh toán — còn phải trả — đã tạm ứng.

Trợ lý đối chiếu công nợ từ sao kê ngân hàng — AI đọc sao kê, đề xuất khớp từng giao dịch với hóa đơn / khoản tạm ứng (kể cả bù trừ, thanh toán gộp), kế toán chỉ duyệt.

3.10

Đánh giá nhà cung cấp / nhà thầu · Vendor Evaluation

Đánh giá định kỳ và sau từng đơn hàng: chất lượng, tiến độ, giá, dịch vụ, hồ sơ.
Điểm tự động tổng hợp từ dữ liệu vận hành thực tế (tỷ lệ giao đúng hạn, lệch nghiệm thu, số lần trả hàng) — không chỉ cảm tính.
Kết quả quay lại phục vụ vòng xét chọn tiếp theo — khép kín vòng đời NCC.

Trợ lý AI

Trợ lý AI xuyên suốt hệ thống

Điểm khác biệt lớn nhất của FAB: AI không phải tính năng gắn thêm, mà là cách nhập liệu và vận hành mặc định.

Năng lực	Cách hoạt động
Chat điền form	Mô tả nghiệp vụ bằng tiếng Việt tự nhiên ngay trên form — AI hiểu, tra cứu danh mục và điền sẵn toàn bộ biểu mẫu
Đọc chứng từ	Upload PDF / ảnh chụp / Excel (báo giá, phiếu giao hàng, đề nghị mua…) — AI trích xuất và tạo bản ghi
Tự lấy hóa đơn điện tử	Kết nối cổng Thuế từng công ty, hóa đơn đầu vào tự về và tự match với PO / nghiệm thu
Đối chiếu công nợ	Đọc sao kê ngân hàng, đề xuất khớp thanh toán ↔ hóa đơn, kế toán chỉ duyệt
Đề xuất & cảnh báo	Gợi ý chọn NCC, cảnh báo vượt ngân sách, giá bất thường, giao trễ
Hỏi đáp dữ liệu	Hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên: “Tháng này còn bao nhiêu ngân sách vật tư điện?” — AI trả lời từ dữ liệu thật

Nguyên tắc bất biến: AI đề xuất — con người phê duyệt. Mọi bản ghi AI tạo đều ở trạng thái chờ xác nhận; mọi thao tác đều ghi vết ai duyệt, duyệt lúc nào.

Paperless

Không giấy tờ hoàn toàn

Ký điện tử ở mọi cấp phê duyệtTừng bước lập — kiểm tra — duyệt đều ký bằng chữ ký số; hồ sơ có giá trị pháp lý như ký tay.

Soạn thảo văn bản trực tuyếnHợp đồng, biên bản nghiệm thu, tờ trình soạn ngay trên hệ thống — thư viện mẫu, quản lý phiên bản, cộng tác nhiều người.

Phê duyệt mọi lúc mọi nơiWeb + ứng dụng di động (iOS/Android): nhận thông báo, xem đầy đủ chi tiết và tài liệu đính kèm, ký duyệt từ xa.

In ấn khi thật cầnBáo cáo in ra thể hiện chữ ký, cấp duyệt và ngày duyệt đúng trình tự như hồ sơ tay.

Nhật ký kiểm toán đầy đủAi tạo, ai sửa, ai duyệt, thời điểm nào — sẵn sàng cho kiểm toán nội bộ và bên ngoài.

Hồ sơ kế thừa xuyên suốtChứng từ đính kèm tự động đi theo chuỗi PR → PO → nghiệm thu → thanh toán, không thất lạc.

Nền tảng

Nền tảng công nghệ

Đa công ty, đa pháp nhânPhù hợp mô hình tập đoàn / nhóm công ty; dữ liệu tách bạch, chuyển đổi công ty trong một cú nhấn.

Phân quyền chi tiếtTheo vai trò × công ty × phân hệ: xem / tạo / sửa / duyệt.

Song ngữ Việt – AnhSẵn sàng thêm ngôn ngữ khác theo nhu cầu.

Triển khai linh hoạtCloud (FAB vận hành, đầu tư thấp) hoặc cài đặt tại máy chủ doanh nghiệp — mỗi khách hàng một cơ sở dữ liệu riêng biệt.

Kiến trúc mở rộngBắt đầu từ Mua sắm, mở rộng Kế toán tài chính, Hợp đồng, Tài sản, Dự án… trên cùng một nền tảng.

Kết nối hệ thống hiện cóAPI mở; kinh nghiệm đồng bộ song song với ERP đang vận hành — chuyển đổi dần, không gián đoạn.

Triển khai

Lộ trình triển khai đề xuất

Giai đoạn	Nội dung	Thời gian
1. Khảo sát & chuẩn hóa	Khảo sát quy trình hiện tại, thống nhất quy trình chạy trên hệ thống, ma trận phê duyệt	2–3 tuần
2. Cấu hình & danh mục	Cấu hình luồng duyệt, ngân sách, danh mục NCC / vật tư / hạng mục, mẫu biểu in	2–3 tuần
3. Kiểm thử chấp nhận (UAT)	Chạy thử nghiệp vụ thật, tinh chỉnh theo phản hồi	2 tuần
4. Đào tạo & vận hành	Đào tạo theo vai trò, chuyển dữ liệu đầu kỳ, go-live và hỗ trợ vận hành	2 tuần

Thời gian thực tế tùy quy mô và mức độ tùy chỉnh — sẽ chốt trong đề xuất chi tiết.

Bắt đầu chuyển đổi số từ nghiệp vụ mua sắm.

Mua sắm là nghiệp vụ quan trọng nhất nhưng cũng dễ bắt đầu nhất. Đặt lịch tư vấn để trải nghiệm trợ lý AI của FAB trên chính chứng từ của doanh nghiệp bạn.

☎ 0907 382 345✉ contact@fab.vnfab.vn